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12/12/2022

L’importante è condividere (dati e file)

Ormai la condivisione di documenti e dati all’interno di un’azienda è fondamentale. Scopriamo le buone pratiche per collaborare in sicurezza e tutti i vantaggi del file sharing.

La sicurezza prima di tutto

Oggi l’informazione distribuita, la condivisione e la collaborazione tra colleghi, partner, e clienti sono abitudini e concetti sempre più diffusi in azienda, soprattutto da quando è stato adottato massivamente lo smart working e non si è più tutti nello stesso luogo di lavoro. 

È importante però rendersi conto che la condivisione di materiali deve essere fatta in sicurezza. Di solito infatti, per comodità, si sceglie di inviare un file come semplice allegato di un’e-mail; un metodo anacronistico e altamente rischioso, che fa perdere il controllo del documento e spesso viola le policy di privacy e riservatezza aziendale. 

Le informazioni e i dati di un’azienda sono preziosissimi, e vanno sempre preservati e tutelati. Ecco perché avere il controllo della propria infrastruttura di dati e condividere file con metodi e piattaforme professionali permette di gestire al meglio i permessi. Ad esempio, si può dare l’accesso a un file solo a utenti specifici e per periodi di tempo selezionati, o interrompere la condivisione del documento in qualsiasi momento. I sistemi più avanzati permettono anche l’utilizzo di crittografie end-to-end o la consultazione esclusivamente online, impedendo così il download e un’eventuale duplicazione del documento.

Gli strumenti del mestiere

Per una gestione semplice e personale dei file sono molto diffusi i classici “drive” (Google Drive, Microsoft OneDrive, ecc.), che non prevedono opzioni sofisticate di coworking e controllo. Queste stesse piattaforme, però, possono aprirsi a funzionalità molto più evolute se abbinate a strumenti e ambienti dedicati (come Microsoft SharePoint). Così si possono migliorare i controlli e gestire le autorizzazioni, per fare coworking e file sharing in totale sicurezza e semplicità.

I vantaggi

Se eseguito in modo corretto, il file sharing ha innegabili vantaggi per tutto il team di lavoro, oltre alla sicurezza e al controllo dei dati. Eccone alcuni:

  1. Accesso simultaneo ai file
    Le modifiche ai documenti possono essere apportate e visualizzate in tempo reale. 

  2. Ottimizzazione del tempo e condivisione simultanea
    Tutti i membri di un team possono lavorare contemporaneamente a uno stesso file, collegandosi anche da remoto, e ricevere notifiche in caso di modifiche o commenti. Così migliora la produttività e si ottimizzano le risorse.

  3. Backup e versioning
    Un documento caricato online rimane accessibile anche nelle sue versioni passate. Così è sempre possibile visionare lo storico e recuperare delle informazioni che erano state cancellate.

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